La ville recrute un agent d’accueil

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Employeur
CMAS de la Chapelle Saint-Luc

Date limite de dépôt des candidatures
15/09/2021

Date de prise de poste
04/10/2021

Type de contrat
Accroissement temporaire d’activité

Durée du contrat
1 an

Salaire
Rémunération statutaire - prime vacances et Noël

Horaire de travail
35 heures/semaine
Amplitude horaire du lundi au vendredi avec obligation de présence entre 9h à 12h et 14h à 17h.

Date limite de candidature
15 septembre 2021

Date prévue de recrutement
4 octobre 2021

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Sous l’autorité de la Directrice du CMAS par intérim, il (elle) assure les missions suivantes :

  • accueil physique et téléphonique,
  • recevoir, filtrer et orienter les appels/demandes,
  • identifier, prioriser et gérer les demandes selon leur degré d’urgence ou de priorité,
  • accompagner la première demande et orienter vers les services compétents de la Ville et du CMAS,
  • organiser l’affichage, l’actualisation de la documentation de l’espace accueil du CMAS,
  • gérer les statistiques et préparer les bilans pour les différents rapports d’activité,
  • mettre en œuvre les actions en lien avec la politique du CMAS en faveur des Séniors (repas, thé dansant, colis des aînés…),
  • être Régisseur Principal pour l’encaissement des manifestations payantes,
  • effectuer le secrétariat du Comité Séniors (convocations, préparations, comptes-rendus…),
  • centraliser les informations pour la mise à jour et le suivi du Plan Communal de Sauvegarde (PCS),
  • gérer les demandes de domiciliation (entretien avec les demandeurs, transmission des documents aux institutions liées…) et leur suivi (radiation…),
  • enregistrer et remettre le courrier aux domiciliés,
  • élaborer des bilans statistiques (Préfecture rapports d’activité …),
  • assurer la commande, le suivi des fournitures administratives (réceptionner les demandes de fourniture, gestion des commandes et remise des fournitures aux différentes structures du CMAS),
  • assurer le suivi des demandes « Betterstreet », le lien GRC (Gestion de la Relation Citoyenne), la référence « Plan Propreté »,
  • suivi des arrêts maladies,
  • remplacer l’agent chargé du secrétariat petite enfance en son absence et organiser en collaboration avec lui ses missions pour acquérir des compétences complémentaires :
  • assurer l’accueil physique et téléphonique du pôle petite enfance,
  • enregistrer les demandes d’inscription des Établissements d’Accueil du Jeune Enfant (EAJE),
  • gérer les demandes de stage du CMAS (tableau de suivi, réponses aux stagiaires, conventions…).

Profil requis

  • connaitre les techniques de gestion d’un secrétariat,
  • savoir expliquer, synthétiser et argumenter à l’oral comme à l’écrit,
  • maitriser les logiciels de bureautique (Word Excel principalement),
  • être capable de synthétiser un courrier et d’en définir l’objet,
  • savoir utiliser l’outil informatique,
  • savoir analyser et comprendre leurs demandes afin d’y apporter une réponse adaptée,
  • être capable de s’adapter à une situation et à son interlocuteur,
  • avoir de bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse,
  • savoir enregistrer ou saisir des données informatiques,
  • savoir recevoir et orienter les demandes au sein des différents EAJE,
  • être en mesure de répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
  • avoir la capacité de rechercher et diffuser des informations,
  • savoir prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité,
  • maitriser les techniques de classement et d’archivage.
  • savoir gérer les tensions avec le public,
  • être rigoureux et organisé.

Savoir-être/ savoir-faire attendus

Avoir le sens de l’organisation de la méthode et de la rigueur, être en mesure d’identifier et de répondre aux demandes, avoir une bonne capacité de compréhension et d’assimilation, être force de propositions, savoir écouter son (ou ses) interlocuteur(s), savoir expliquer, synthétiser et argumenter à l’oral comme à l’écrit, être capable de s’adapter à une situation et à son interlocuteur, savoir gérer les situations relationnelles difficiles, avoir de bonnes capacités rédactionnelles, et de synthèse, être rigoureux, organisé et méthodique, avoir le sens du travail en équipe (esprit d’équipe), être accueillant, positif et diplomate, discrétion, rigueur, autonomie, sens du service public, être ponctuel et disponible.

Merci de transmettre votre candidature par mail à l’adresse suivante :
contractuels-rh@la-chapelle-st-luc.eu

Ou par courrier :
HÔTEL DE VILLE
Rue du Maréchal Leclerc
BP 10082
10602 LA CHAPELLE SAINT-LUC

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