La ville recrute un(e) Assistant.e administratif.ve
Type de contrat
emploi permanent – vacance d’emploi
Employeur
Ville de la Chapelle Saint-Luc
Date limite de dépôt des candidatures
17/08/2025
Date de prise de poste
01/09/2025
Durée hebdomadaire de travail
35 heures
Salaire indicatif
Selon grilles indiciaires + primes de vacances et de Noël
Avantages
CNAS, Amicale du personnel, participation employeur mutuelle labellisée et prévoyance
Diplôme requis
Concours interne
Concours externe catégorie C : sans conditions de diplômes à BEP/CAP, brevet des collèges
Lieu de travail
Mairie centrale
I) Descriptif du poste
Activités principales
En lien avec le responsable de service ou le responsable adjoint :
• Saisir les préinscriptions scolaires et assurer le suivi des inscriptions, incluant le contrôle des listes nominatives des élèves sur Technocarte, la prévision des effectifs (enfants de moins de 3 ans, grande section vers CP), le suivi des dérogations scolaires et des frais de fonctionnement liés aux dérogations extérieures ;
• Assurer le pilotage du dispositif ENVOL (contact coordonnateur/animatrice, saisi des bilans et de demandes subventions) ;
• Saisir et suivre les demandes de travaux concernant les écoles et les cantines.
Activités réalisées de manière autonome :
• Réception, traitement et diffusion du courrier au sein du service ;
• Rédaction de courriers et de notes internes ;
• Tri, classement et archivage des documents ;
• Secrétariat du service Enseignement, incluant l’accueil physique et téléphonique ;
• Traitement et suivi des demandes d’aides aux étudiants ;
• Suivi administratif des commissions Éducation et Jeunesse.
Activités secondaires
- Participation à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière d’éducation ;
- Conception, coordination et pilotage de projets éducatifs ;
- Apport d’une assistance et de conseils aux élus sur les thématiques éducatives ;
- Gestion et suivi administratif de l’ensemble des agents techniques du service enseignement (ATSEM, agents d’entretien, agents de cantine), notamment en ce qui concerne les congés, arrêts, plannings, CET, l’application 3 TEMPS, le contrôle des heures supplémentaires/complémentaires, la signature des contrats, etc
II) Profil du poste
SAVOIRS
- S’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et/ou notes de synthèse
- Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques
- Procédures du service
- Logiciels de bureautique
- Procédures administratives
SAVOIR-FAIRE
Traitement des dossiers et saisie de documents
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages destinés au responsable de service en son absence
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Rédiger des notes synthétiques
Gestion de l’information, classement et archivage de documents en lien avec les dossiers gérés
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation
- Planification et suivi en binôme avec le responsable de service
- Gérer les agendas de l’équipe (Congés)
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Utiliser des logiciels et plateforme de saisi institutionnel
SAVOIR-ETRE
- Faire preuve de prise d’initiatives
- Travailler en équipe
- Avoir le sens de la communication
- Présentation soignée
- Devoirs de réserve et de discrétion
Merci de transmettre votre candidature par mail à l’adresse suivante :
contractuels-rh@la-chapelle-st-luc.eu
Ou par courrier :
HÔTEL DE VILLE
Rue du Maréchal Leclerc
BP 10082
10602 LA CHAPELLE SAINT-LUC
